Scan là một tính năng hữu ích giúp chúng ta có thể chuyển tài liệu từ bản cứng thành file mềm. Tuy nhiên, vẫn còn một số người chưa hiểu rõ khái niệm Scan là gì, lợi ích và cách scan tài liệu nhanh chóng. Trong bài viết này, VOH sẽ giúp bạn có thể hiểu sâu hơn nhé.
Tìm hiểu chung về Scan
Mỗi khi chúng ta nghĩ đến Scan, chắc hẳn hình ảnh của máy quét tài liệu hoặc quét mã vạch trong siêu thị sẽ hiện ra trong tâm trí. Tuy nhiên, khái niệm Scan cũng bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau. Hãy cùng khám phá sâu hơn Scan là gì trong công nghệ và thuật ngữ máy Scan hay Scan màu tại sao thu hút sự chú ý của mọi người hiện nay.
Scan là gì?
Trong ngữ cảnh công nghệ thông tin, Scan là quá trình chuyển đổi thông tin từ các tài liệu giấy (như hợp đồng, tạp chí, văn bản) hoặc cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu kỹ thuật số. Có thể được lưu trữ, chỉnh sửa hoặc chia sẻ trên máy tính hay các thiết bị điện tử khác.
Ngoài ra, Scan cũng có thể ám chỉ việc kiểm tra, theo dõi hoặc tìm kiếm thông tin cụ thể trong các tệp tin, dữ liệu hoặc hệ thống máy tính, như quét virus hoặc quét mã vạch trong ngành bán lẻ. Tuy nhiên, ở đây chúng ta chỉ đề cập đến Scan trong ngữ cảnh công nghệ thông tin.
Máy Scan là gì?
Máy Scan, hay máy quét, là một thiết bị dùng để chuyển đổi tài liệu hình ảnh hoặc tài liệu giấy thành dữ liệu số. Máy sử dụng các cảm biến ánh sáng để quét hình ảnh hoặc văn bản trên giấy. Sau đó chuyển đổi nó thành tệp dữ liệu kỹ thuật số. Dữ liệu sau khi chạy scan có thể được lưu trữ, chỉnh sửa hoặc chia sẻ trên máy tính hoặc các thiết bị khác.
Scan màu là gì?
Scan màu là quá trình quét các tài liệu màu hoặc hình ảnh trên các tài liệu cứng để tạo ra các file mềm có màu và độ phân giải cao hơn so với scan thường.
Khi bạn scan màu, máy sẽ sử dụng cảm biến để đo màu sắc cũng như ánh sáng từ tài liệu gốc. Sau đó sẽ chuyển đổi thành tệp hình ảnh số dưới dạng JPEG hoặc PNG.
Xem thêm:
Cách in, cài đặt và ngắt máy in trên MacBook
Hướng dẫn cách cài đặt máy in cho máy tính, laptop chi tiết nhất
Google Workspace là gì? Hướng dẫn đăng ký và sử dụng Google Workspace
Lợi ích của Scan là gì?
Việc sử dụng công nghệ scan sẽ mang lại nhiều lợi ích tùy thuộc vào ngữ cảnh và mục đích cụ thể. Dưới đây là một số lợi ích chính khi sử dụng công nghệ scan:
Tối ưu không gian làm việc
Ưu điểm đầu tiên của Scan là giúp tiết kiệm không gian văn phòng làm việc. Một chiếc máy Scan tài liệu có kích thước khá nhỏ gọn. Bên cạnh đó, một số chiếc máy in cũng có tính năng Scan tài liệu, giúp bạn sở hữu 1 thiết bị cho nhiều việc khác nhau.
Lưu trữ tài liệu
Cách lưu trữ tài liệu, giấy tờ truyền thống thường hay dẫn đến tình trạng mất mát dữ liệu, đặc biệt là với các tài liệu quan trọng nhiều năm. Bằng cách sử dụng máy scan, tất cả các tài liệu sẽ được số hóa và lưu trữ một cách khoa học, bảo mật trên máy tính.
Bảo mật tốt
Sau khi lưu trữ dữ liệu cần Scan dưới dạng file PDF trên máy tính, bạn có thể cài đặt mật khẩu để bảo mật tài liệu. Chỉ những ai có quyền truy cập và biết mật khẩu mới có thể đọc được tài liệu đó. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin quan trọng mà còn ngăn chặn truy cập trái phép từ những người không được ủy quyền.
Tìm kiếm dễ dàng
Khi chuyển tài liệu giấy sang file lưu trữ trên laptop, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp và phân loại chúng vào từng mục riêng. Sau đó có thể tìm tài liệu một cách nhanh chóng bằng .
Những tài liệu sau khi Scan có thể gửi qua Gmail, Cloud hoặc các app lưu trữ. Từ đó, bạn có thể truy cập vào tài liệu ở mọi lúc mọi nơi.
Cải thiện hiệu suất làm việc
Một trong những lợi ích khác của bản Scan là giúp tăng hiệu suất làm việc. Phương pháp lưu trữ truyền thống gây mất quá nhiều thời gian khi tìm kiếm. Trong khi đó, máy Scan lại giúp tìm kiếm nhanh hơn, tiết kiệm thời gian của nhân viên.
Khôi phục dữ liệu bị mất
Chắc hẳn bạn đã từng gặp phải tình huống bị mất tài liệu quan trọng khi làm việc. Nhưng khi scan tài liệu, mọi thứ sẽ được lưu trữ trên Cloud hoặc Google Drive, giúp bạn khôi phục những dữ liệu quan trọng kịp thời.
Như vậy, có thể thấy việc sử dụng công nghệ Scan mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Như giúp giảm bớt việc lưu trữ giấy tờ, tiết kiệm không gian và dễ dàng truy cập thông tin nhanh chóng. Bên cạnh đó, quá trình Scan quét màu sắc chính xác giúp đảm bảo chất lượng hình ảnh gốc và tối ưu hóa quá trình chỉnh sửa.
Ngoài ra, trong việc quản lý tài liệu kỹ thuật số, việc quét tài liệu cung cấp khả năng lưu trữ an toàn và dễ dàng sao lưu dữ liệu quan trọng, đảm bảo bảo mật cho tài liệu.
Các bước Scan tài liệu bằng máy tính
Để có thể tạo bản scan tài liệu trên máy tính một cách nhanh chóng, dễ thực hiện, bạn cần làm theo những hướng dẫn sau:
Bước 1: Bạn kết nối máy tính với máy Scan
Bước 2: Sau đó, bạn đặt tài liệu vào máy Scan một cách ngay ngắn, đúng vị trí.
Bước 3: Bạn mở phần mềm Scan trên laptop, điều chỉnh tài liệu theo ý muốn, bao gồm: Kích thước, màu sắc…Tiếp đến, nhấn nút Scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy.
Bước 4: Cuối cùng, bạn có thể tùy chọn chỉnh sửa Adobe Acrobat để chuyển file sang dạng PDF.
Xem thêm:
Cách xóa Gmail trên điện thoại iPhone và Android chi tiết nhất
Cách xóa lịch sử tìm kiếm trên Google, Google Maps bằng ĐT, PC
Hướng dẫn cách tìm điện thoại bị mất qua Gmail nhanh chóng
Hướng dẫn 3 cách Scan bằng tài liệu trên điện thoại cực kỳ đơn giản
Sau khi đã nắm được định nghĩa Scan là gì, nhiều người thắc mắc làm sao để Scan tài liệu trên điện thoại. Hiện nay, có một số cách giúp bạn có thể chụp scan nhanh chóng, dễ thực hiện trên điện thoại như: scan bằng Google Drive, Camscanner, Microsoft Office Lens.
Scan bằng Google Drive
Google Drive được biết đến là công cụ lưu trữ dữ liệu hàng đầu hiện nay. Và ít ai biết rằng ứng dụng này cũng có thể dùng để Scan tài liệu. Dưới đây là hướng dẫn Scan bằng điện thoại trong Google Drive cho bạn:
Bước 1: Bạn truy cập vào Google Drive trên điện thoại và bấm vào dấu cộng ở góc dưới bên phải, chọn Sử dụng Camera. Sau đó điều chỉnh ảnh cho chuẩn xác.
Bước 2: Sau khi scan ảnh xong, bạn nhấn Sử dụng ảnh và tiến hành đổi tên.
Sử dụng CamScanner để scan văn bản
Có lẽ CamScanner là một trong những ứng dụng phổ biến được nhiều bạn biết đến nhiều nhất. Cách Scan tài liệu bằng CamScanner vô cùng đơn giản như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tải ứng dụng CamScanner về điện thoại iPhone hoặc Samsung hay bất kỳ điện thoại nào theo đường link dưới đây:
- Link tải iOS: CamScanner
- Link tải Android: CamScanner
Sau đó, bạn mở ứng dụng CamScanner và cấp các quyền truy cập
Bước 2: Chọn vào biểu tượng máy ảnh màu xanh góc dưới bên phải để Scan tài liệu. CamScanner sẽ tự động điều chỉnh tài liệu vào khung hình và bạn lưu là hoàn tất.
Microsoft Office Lens - scan tài liệu nhanh chóng
Microsoft Office Lens Cùng là một phần mềm Scan hình ảnh, tài liệu đơn giản và nhanh chóng. Thao tác thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn tải ứng dụng Microsoft Office Lens về điện thoại theo link sau:
- Link tải Android: Microsoft Office Lens
- Link tải iOS: Microsoft Office Lens
Sau đó, mở ứng dụng và thực hiện cấp quyền truy cập.
Bước 2: Bạn nhấn vào biểu tượng máy ảnh, scan tài liệu → Xác nhận ảnh → Đã xong để lưu ảnh
Bài viết trên đây của chuyên mục Cuộc sống số, VOH đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về khái niệm Scan là gì cùng với những lợi ích quan trọng, cũng như hướng dẫn sử dụng scan tài liệu một cách hiệu quả. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin này sẽ hữu ích và mang lại giá trị cho bạn.
